In un contesto aziendale sempre più orientato all’innovazione, l’adozione di strumenti di intelligenza artificiale (AI) nei software gestionali e nei sistemi di gestione documentale e workflow è una realtà sempre più diffusa. Da ChatGPT a modelli avanzati per l’estrazione di dati, le aziende italiane stanno scoprendo il potenziale dell’AI per semplificare e ottimizzare processi complessi. Secondo recenti dati, circa l’80% delle aziende in Italia ha già iniziato a implementare soluzioni di intelligenza artificiale nelle proprie operazioni, con queste nuove tecnologie, emergono anche interrogativi importanti sulla conformità alla normativa sulla privacy e il rispetto del GDPR, questioni che ogni azienda dovrebbe considerare con attenzione.
L’Utilizzo dell’AI nei Software di Gestione Documentale
Tra le funzioni più comuni dell’AI integrate nei software aziendali ci sono quelle che automatizzano processi di classificazione e catalogazione documentale, oppure che estraggono automaticamente dati strutturati da documenti non strutturati. Questo tipo di automazione è particolarmente utile, ad esempio, in un sistema di gestione documentale o di workflow, dove la rapidità e l’efficienza nella gestione di informazioni sono cruciali. L’uso dell’AI per queste attività può far risparmiare tempo e ridurre errori umani, migliorando l’efficienza dell’intero sistema aziendale.
Tuttavia, l’adozione di questi strumenti pone una serie di questioni in termini di compliance con le normative sulla privacy. Quando utilizziamo modelli come ChatGPT o Gemini per elaborare documenti aziendali o per supportare decisioni strategiche, stiamo manipolando dati che potrebbero includere informazioni personali o sensibili. Pertanto, è fondamentale assicurarsi che tali operazioni siano conformi alla normativa GDPR.
Compliance e Sicurezza dei Dati
Il GDPR, come noto, impone alle aziende regole rigide su come i dati personali devono essere raccolti, trattati e conservati. L’intelligenza artificiale può entrare in contatto con questi dati, rendendo obbligatorio che ogni trattamento rispetti il principio della minimizzazione e garantisca la sicurezza degli stessi. Ma come fare?
- Valutazione di Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA): per utilizzare l’AI in ambito aziendale, potrebbe essere necessaria una valutazione DPIA per verificare l’impatto del trattamento dei dati su larga scala.
- Anonimizzazione e Pseudonimizzazione: ridurre il rischio per la privacy richiede tecniche di anonimizzazione dei dati per evitare che l’AI acceda a dati identificativi quando non necessario.
- Trasparenza e Consenso: tutti i soggetti coinvolti devono essere informati sull’uso dei propri dati personali e, in alcuni casi, potrebbe essere richiesto il consenso esplicito.
L’AI Act e le Regole dell’Unione Europea
L’Unione Europea sta preparando un regolamento specifico per l’intelligenza artificiale, l’AI Act, il quale mira a stabilire principi etici e normativi per garantire che le tecnologie di AI siano utilizzate in modo sicuro e responsabile. L’AI Act suddivide le applicazioni di AI in quattro livelli di rischio: rischio minimo, limitato, alto e inaccettabile. I sistemi AI di alto rischio, che includono molte applicazioni utilizzate in ambito aziendale, sono soggetti a requisiti più rigidi, come la trasparenza, la tracciabilità e il controllo umano sui processi decisionali automatizzati.
Sanzioni in Caso di Non Conformità
Le sanzioni per la non conformità alle normative sulla privacy e sull’uso dell’AI sono significative. Le aziende che non rispettano il GDPR o che violano le disposizioni dell’AI Act possono essere soggette a pesanti multe che possono arrivare fino al 4% del fatturato annuo globale, come stabilito dal GDPR. Questa normativa si estenderà presto con l’AI Act, includendo specifici obblighi per chi implementa soluzioni AI in azienda.
Consigli per l’Azienda che Utilizza AI
Ecco alcuni accorgimenti per utilizzare in sicurezza e in conformità strumenti di AI all’interno del contesto aziendale:
- Usare modelli AI sicuri e conformi: assicurarsi che i modelli come ChatGPT o altri strumenti di AI siano forniti da organizzazioni che rispettano i requisiti di sicurezza e di privacy.
- Evitare il trattamento di dati personali: quando possibile, evitare di usare dati personali sensibili nei processi di AI.
- Formazione del personale: assicurarsi che chiunque utilizzi strumenti di AI in azienda sia a conoscenza dei rischi legati alla privacy e alla sicurezza.
- Monitorare e adattarsi alla normativa: mantenersi aggiornati sull’AI Act e su qualsiasi aggiornamento normativo legato alla privacy e alla sicurezza, adattando rapidamente le pratiche aziendali in base ai nuovi requisiti.
L’intelligenza artificiale è uno strumento potente, ma deve essere utilizzato con consapevolezza e attenzione per evitare di esporsi a rischi legali e di conformità. La tecnologia può portare benefici significativi alle aziende, ma solo quando è implementata in modo responsabile e conforme alle normative vigenti.