Sono trascorsi ormai un po’ di anni da quando abbiamo iniziato a vedere le prime tavolette Wacom per la firma agli sportelli delle Poste oppure nelle banche o negli uffici assicurativi.
Ormai oggi per molti è diventato comune apporre la propria firma proprio su quelle tavolette quando si stipula un contratto o una polizza oppure più semplicemente quando si ritira una raccomandata.
Non dimentichiamoci però che lo stesso gesto di firma lo eseguiamo sovente quando un corriere ci consegna un pacco e dopo averci chiesto il nome ci fa firmare sul tablet o altro device simile.
Tutto questo mi fa dire che ormai, apporre una firma con le modalità appena descritte, è diventato un gesto comune che non ci meraviglia più. Anzi, in certi casi, alcuni dei soggetti citati all’inizio sono passati all’uso di altri metodi di firma come ad esempio per gli istituti assicurativi e bancari è comunemente diffusa la firma eseguita con una semplice conferma ad un messaggio dopo aver inserito un codice usa e getta OTP (one-time password) generato sull’app del proprio smartphone; un giro di parole che si traduce in 1 click.
Peccato però che restano ancora molte attività di firma eseguite ancora su carta anzi, su numerose copie di carta.
Innovare fa paura e richiede a volte un investimento ma se ci fermiamo a valutare solo questo, senza andare oltre perdiamo un’occasione unica.
Quando capita di poter diventare innovatori e far diventare la propria azienda un ingranaggio della tanto citata sostenibilità?
Le grandi realtà fanno da pioniere ma la differenza la possono fare solo le piccole e medie realtà locali.
Il paradigma a cui siamo ultimamente abituati deve cambiare da think global a Think Local.
La Firma Grafometrica (FEA – Firma Elettronica Avanzata) è un processo che ci permette di iniziare un vero percorso paperless cioè senza carta dall’origine.
Quanti documenti in un’azienda possono essere sottoposti ad un processo di Firma Grafometrica? Davvero molti; Ddt (Documenti di Trasporto), Preventivi, Conferme d’Ordine, Contratti, etc.
La Firma Grafometrica richiede l’apposizione della propria firma autografa su una tavoletta dedicata o su un tablet o device specifico.
Con l’atto di firma vengono automaticamente registrati i dati biometrici, ritmo, velocità, pressione, accelerazione e movimento che permetteranno:
- l’identificazione del firmatario del documento;
- la connessione univoca della firma al firmatario;
- il controllo esclusivo da parte del firmatario sul sistema di firma;
- la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma;
Un solo processo:
- Applicabile a qualsiasi documento elettronico;
- Per rendere l’operatività più snella;
- Che permette di evitare errori e dimenticanze;
- Per ridurre al minimo le attività manuali;
- Per ridurre gli oneri di gestione;
- Per garantire e tutelare il firmatario;
Nel video a corredo di questo articolo ho voluto mostrare e dimostrare quanto rapida e semplice può essere l’apposizione di una Firma Grafometrica su un Ddt (Documento di Trasporto).
E’ stato utilizzato il software Gestionale OS1 in abbinamento ad una soluzione offerta dal software ARXivar e Firma Certa.
Viene compilato un Ddt e alla richiesta di stampa viene ingaggiata una stampante virtuale che produce il file .pdf. Il documento viene successivamente aperto con la richiesta guidata di apposizione delle firme. La firma viene apposta sulla tavoletta mostrata per praticità a monitor.
La Firma Grafometrica può essere quella del destinatario o quella di un corriere e viene apposta sull’ultima pagina del documento se questo fosse più lungo di 1 pagina. Ma le opzioni sono numerose.
Apposta la Firma Grafometrica viene data Conferma e il documento segue un rapido processo in background che lo archivia ”blindandolo” definitivamente e garantendone integrità nel tempo.