Dal 2026 entra in vigore un nuovo adempimento per gli esercenti: il collegamento tra POS e Registratore Telematico (RT). L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato una guida operativa che chiarisce modalità, tempistiche e casi particolari.
Vediamo in modo semplice chi deve adeguarsi, cosa fare e quali sono le scadenze da rispettare.
Cos’è il collegamento tra POS e RT
Il collegamento logico tra strumenti di pagamento elettronico (POS) e registratore telematico serve a garantire coerenza tra:
- incassi elettronici effettuati
- corrispettivi trasmessi all’Agenzia delle Entrate
La comunicazione dovrà essere effettuata tramite una nuova procedura online, disponibile da inizio marzo 2026, all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”.
Chi è obbligato al collegamento POS-RT
Devono effettuare il collegamento:
- Esercenti che emettono documento commerciale
- Attività con transazioni miste (parte soggette a certificazione, parte no)
- Attività con più punti vendita
Attenzione ai casi particolari
Non devono essere collegati i POS utilizzati esclusivamente per attività esonerate dall’emissione del documento commerciale, come:
- Distributori automatici (vending machine)
- Cessione carburanti
- Ricarica veicoli elettrici
- Tabacchi
- Vendite a distanza
Tuttavia, se l’esercente sceglie volontariamente di emettere il documento commerciale, anche per attività esonerate, il POS deve essere collegato.
Tipologie di POS interessate
Il collegamento riguarda:
POS fisico
Dispositivo hardware per carte di credito, debito e prepagate (inclusi SoftPOS su smartphone).
Identificativo richiesto:
- Matricola POS
- Codice fiscale esercente
- Denominazione Acquirer
POS virtuale
Piattaforme web o app per pagamenti online.
Identificativo richiesto:
- Codice fiscale
- Denominazione Acquirer
I dati sono reperibili:
- Nel contratto di convenzionamento
- Nel report mensile dell’intermediario
- Nell’area riservata dell’Acquirer
Come funziona la procedura online
All’interno della sezione “Gestione collegamenti” del portale “Fatture e Corrispettivi” saranno disponibili:
- Elenco delle matricole dei Registratori Telematici attivi
- Dati dei POS risultanti attivi nel mese di riferimento
L’esercente dovrà:
- Selezionare il registratore telematico
- Selezionare il POS da collegare
- Indicare l’indirizzo dell’unità locale
Casi con più contratti o più dispositivi
La normativa prevede diverse configurazioni:
- Un POS collegato a più RT
- Più POS collegati a un solo RT
- Più contratti con diversi Acquirer ma stesso POS
In quest’ultimo caso, occorre registrare un collegamento per ogni contratto, indicando:
- Terminal ID
- Codice fiscale e denominazione dell’Acquirer
Scadenze da rispettare
Fase di avvio (2026)
- Comunicazione dei dispositivi attivi a gennaio 2026
- Entro 45 giorni dalla messa online della procedura (prevista per marzo 2026)
A regime
Per nuovi dispositivi o variazioni:
- Registrazione tra il 6° giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento
Sanzioni previste dal 1° gennaio 2026
In caso di errata o incompleta indicazione della modalità di incasso:
- 100 euro per ogni trasmissione
- Fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre
- Anche se non vi è impatto sulla liquidazione dell’imposta
Attenzione per le attività con più punti vendita
Le aziende con più unità locali dovranno:
- Verificare i codici ATECO associati nel cassetto fiscale
- Controllare la corretta associazione POS–RT per ogni sede
- Monitorare eventuali aggiornamenti contrattuali con gli Acquirer
Una gestione centralizzata e strutturata è fondamentale per evitare errori e sanzioni.
Perché è importante adeguarsi subito
Il collegamento tra POS e registratore telematico rappresenta un ulteriore passo verso la digitalizzazione e tracciabilità dei pagamenti elettronici.
Adeguarsi tempestivamente significa:
- Evitare sanzioni
- Garantire correttezza fiscale
- Migliorare l’organizzazione amministrativa
- Essere pronti ai controlli
Se gestisci uno o più punti vendita e vuoi verificare la corretta configurazione dei tuoi dispositivi, è il momento giusto per fare un controllo tecnico e amministrativo.
