La fatturazione elettronica non è più una novità: è lo standard con cui aziende, professionisti e Pubblica Amministrazione si scambiano fatture in Italia. Ma tra codice destinatario, Sistema di Interscambio, conservazione digitale e la scelta del software giusto, districarsi tra gli aspetti pratici resta spesso poco chiaro.
In questa guida vediamo cos’è davvero la fatturazione elettronica e come funziona passo per passo. Vediamo anche quali vantaggi porta concretamente e come scegliere un software adatto, con un focus su come OS1 — il gestionale di A&B Sistemi — gestisce questo processo.
Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è il sistema con cui le fatture vengono create, inviate, ricevute e conservate in formato digitale, al posto della carta. Non si tratta semplicemente di un PDF. Ogni fattura elettronica è un file XML strutturato, che contiene in campi predefiniti i dati di mittente e destinatario, numero e data del documento, descrizione di beni e servizi, importi, aliquote IVA e modalità di pagamento.
Questa struttura rigida è ciò che permette al sistema di funzionare in modo automatico. Un software può leggere, verificare e processare una fattura elettronica senza bisogno di un intervento manuale — cosa impossibile con un documento cartaceo o un semplice PDF.
Il ruolo del Sistema di Interscambio (SDI)
Al centro del processo c’è il Sistema di Interscambio (SDI): l’infrastruttura gestita dall’Agenzia delle Entrate che fa da intermediario tra chi emette e chi riceve la fattura. Il SDI controlla che il file XML sia completo e corretto, lo recapita al destinatario e ne conserva una copia nell’archivio dell’Agenzia delle Entrate. Genera anche le ricevute di consegna o di scarto. Se la fattura contiene un errore, il SDI la respinge e segnala il motivo, così da poterla correggere prima di reinviarla.
Come funziona il processo, passo per passo
Il ciclo di vita di una fattura elettronica segue sempre lo stesso percorso.
1. Creazione. Il software genera il file XML con tutti i dati obbligatori: dall’anagrafica del cliente alle aliquote IVA applicate.
2. Trasmissione al SDI. Il file viene inviato tramite un servizio web, PEC o protocollo FTP, a seconda di come è configurato il software utilizzato.
3. Ricezione e verifica. Il destinatario riceve la fattura tramite il proprio canale — software gestionale, PEC, o il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate — e può verificarne i contenuti.
4. Pagamento, secondo i termini indicati in fattura.
5. Conservazione digitale. Fornitore e cliente sono entrambi obbligati a conservare la fattura elettronica per almeno 10 anni, in un archivio digitale a norma (conservazione sostitutiva). Le fatture restano consultabili sul portale dell’Agenzia delle Entrate solo per un periodo più limitato. Per un accesso esteso nel tempo serve un sistema di conservazione dedicato.
Il codice destinatario: a chi arriva la fattura
Ogni fattura elettronica deve indicare un codice destinatario, o codice SDI: un codice alfanumerico di 7 caratteri che dice al Sistema di Interscambio dove recapitarla. Non è sempre lo stesso tipo di codice:
- Codice personale del destinatario — per aziende e professionisti dotati di un proprio codice, assegnato dal software o dall’intermediario che usano.
- 0000000 — per i clienti privati senza partita IVA. La fattura viene recapitata nel “cassetto fiscale” del cliente sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Vanno comunque indicati i suoi dati anagrafici completi.
- Codice Univoco Ufficio (6 caratteri) — per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, obbligatorie via fatturazione elettronica. Identifica l’ufficio PA specifico a cui la fattura deve arrivare, reperibile tramite l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
- XXXXXXX — per i clienti esteri, che non hanno un codice destinatario italiano.
Nella fattura può comparire anche un codice Natura IVA, nei casi di operazioni non soggette, non imponibili o soggette a inversione contabile (reverse charge). È un aspetto tecnico che approfondiamo in un articolo dedicato: Guida ai codici Natura IVA nella fatturazione elettronica.
I vantaggi concreti della fatturazione elettronica
Al di là dell’obbligo normativo, i vantaggi pratici sono diversi.
Meno costi di gestione. Niente più stampa, spedizione postale o archiviazione fisica dei faldoni di fatture.
Più velocità. La creazione, l’invio e la ricezione richiedono minuti invece di giorni, e non c’è attesa per la posta.
Meno errori. Il SDI segnala automaticamente i problemi di compilazione prima ancora che la fattura arrivi al destinatario, invece di scoprirli mesi dopo durante una verifica contabile.
Tracciabilità completa. Ogni fattura ha una ricevuta di consegna o di scarto: non ci sono dubbi su cosa è stato inviato e quando.
Rapporti più semplici con il commercialista. Con tutte le fatture in un unico sistema digitale, condividere i dati per la contabilità richiede pochi clic invece di raccogliere carta o file sparsi.
Le obiezioni più comuni (e perché contano meno di quanto sembri)
Chi non ha ancora adottato un buon sistema di fatturazione elettronica esprime spesso due timori. Il primo è il costo iniziale del software. Il secondo è la percezione che il sistema sia complesso da usare.
Sul costo, la spesa iniziale va confrontata con il tempo risparmiato ogni mese su creazione, invio e archiviazione delle fatture. È un calcolo che quasi sempre pende a favore della digitalizzazione entro pochi mesi. Sulla complessità, i campi richiesti in una fattura elettronica non sono molto diversi da quelli di una fattura cartacea. La differenza è che un buon software li compila in gran parte da solo, e il SDI segnala subito eventuali errori invece di lasciarli scoperti.
Cosa deve avere un buon software di fatturazione elettronica
Non tutti i programmi offrono lo stesso livello di automazione. Queste sono le funzioni che fanno davvero la differenza nell’uso quotidiano.
Generazione e invio automatico. Il software deve creare il file XML conforme e inviarlo al SDI senza passaggi manuali. Deve anche gestire in automatico le ricevute di consegna, scarto ed errore.
Integrazione con il resto della gestione aziendale. Una fattura elettronica isolata, scollegata da magazzino, contabilità e anagrafica clienti, obbliga a ricopiare gli stessi dati più volte. Un software integrato con il gestionale evita questo lavoro doppio.
Conservazione digitale a norma inclusa. L’obbligo di conservazione decennale richiede un sistema dedicato, non basta salvare i file XML in una cartella. Per l’approfondimento sugli obblighi di conservazione digitale, vedi Portale Servizi Cloud per conservazione digitale a norma.
Aggiornamento costante alla normativa fiscale. Le regole cambiano; un software che non si aggiorna espone a errori di conformità.
Gestione multi-utente e multi-azienda. Utile già per piccoli studi con più collaboratori, indispensabile per aziende strutturate.
Cloud o installato in locale?
Anche per la fatturazione elettronica vale la stessa scelta che si pone per un gestionale completo. Una soluzione cloud costa meno all’avvio e si aggiorna automaticamente. Permette anche di lavorare da qualsiasi dispositivo con una connessione internet, comoda per chi si sposta spesso o ha più sedi. Una soluzione installata in locale dà un controllo diretto sui dati e non dipende dalla connessione, ma richiede più attenzione a manutenzione e aggiornamenti. Non c’è una risposta valida per tutti: dipende da come lavora l’azienda.
Come scegliere il programma giusto
Prima di scegliere un software di fatturazione elettronica, vale la pena valutare questi aspetti, in ordine di importanza pratica.
- Facilità d’uso, perché un programma complicato finisce per essere usato male o aggirato.
- Conformità normativa aggiornata automaticamente, senza doverla verificare tu ogni volta che cambia una regola.
- Integrazione con il gestionale, la contabilità e — se rilevante — l’e-commerce.
- Sicurezza dei dati, con crittografia e conformità GDPR.
- Assistenza reale, non solo documentazione online: quando la fattura non passa, serve qualcuno che risponda.
- Scalabilità, così il software regge la crescita dell’azienda senza doverlo cambiare.
OS1 e la fatturazione elettronica
OS1, il gestionale di A&B Sistemi, integra la fatturazione elettronica direttamente nel sistema. Non serve un modulo esterno o un servizio separato da collegare a parte. La fattura nasce, viene inviata e conservata all’interno dello stesso ambiente in cui gestisci contabilità, magazzino e clienti, senza passaggi manuali tra un programma e l’altro.
OS1 permette anche di importare fatture XML generate da software di terze parti, e gestisce l’invio in batch di più fatture insieme. È disponibile sia in versione on-site che cloud. A&B Sistemi, in qualità di rivenditore autorizzato, fornisce anche l’assistenza tecnica per la configurazione e la gestione quotidiana.
Se stai valutando un cambio di software, o vuoi capire come si confronta OS1 con altre soluzioni gestionali, trovi un confronto diretto in OS1 vs Zucchetti per la fatturazione elettronica. Oppure puoi contattarci per una consulenza su misura.
Domande frequenti
Cos’è la fatturazione elettronica?
È il sistema con cui le fatture vengono create, inviate, ricevute e conservate in formato digitale (file XML), invece che su carta. Passa attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI)?
Riceve la fattura XML, ne controlla la correttezza, la recapita al destinatario e conserva una copia. Se ci sono errori, la respinge e ne segnala il motivo.
Cos’è il codice destinatario?
Un codice di 7 caratteri che indica al SDI dove recapitare la fattura. Può essere un codice personale per aziende e professionisti, 0000000 per i privati senza partita IVA, o il Codice Univoco Ufficio per la Pubblica Amministrazione.
Come si fattura a un cliente privato senza partita IVA?
Usando il codice destinatario 0000000 e indicando per esteso i suoi dati anagrafici. La fattura viene recapitata nel suo cassetto fiscale.
Per quanto tempo vanno conservate le fatture elettroniche?
Almeno 10 anni, sia per chi emette che per chi riceve la fattura, in un sistema di conservazione digitale a norma.
Meglio un software di fatturazione elettronica cloud o installato in azienda?
Il cloud costa meno all’avvio e permette di lavorare da qualsiasi dispositivo. L’installazione locale dà più controllo diretto sui dati. La scelta dipende da come è organizzata l’azienda.
Cosa succede se una fattura elettronica contiene un errore?
Il SDI la scarta e comunica il motivo del rifiuto, permettendo di correggerla e reinviarla. Non arriva al destinatario finché non è conforme.
