Introduzione
L’implementazione di ARXivar per la gestione delle richieste condominiali rappresenta un passo significativo verso l’ottimizzazione e l’efficienza dei processi. Questo software specializzato nell’archiviazione e nella gestione dei workflow consente un’organizzazione accurata e tempestiva delle richieste, migliorando notevolmente l’esperienza sia degli utenti che degli operatori.
Profilazione delle Richieste
Ogni richiesta viene attentamente profilata al momento della presentazione. Questo processo comprende l’identificazione del richiedente attraverso dati rubricati e la specifica dell’area di competenza della richiesta stessa. Inoltre, vengono definiti dettagli come la descrizione completa della richiesta, il timing e l’eventuale urgenza. Ogni richiesta è quindi registrata insieme al tempo impiegato per l’accoglimento iniziale.
Assegnazione dei Task e Gestione dei Ticket
Una volta profilata, la richiesta viene inoltrata al responsabile dell’area competente. Il responsabile assegna quindi un task all’operatore incaricato della gestione, fornendo istruzioni dettagliate e, se necessario, allegati pertinenti. È importante sottolineare che, contemporaneamente, vengono inviate automaticamente email di apertura del ticket al richiedente e, al termine del processo, email di chiusura del ticket.
Chiusura e Certificazione delle Richieste
Dopo aver completato con successo il task, l’operatore registra le note di chiusura e prepara il testo per l’email di certificazione da inviare al richiedente. Successivamente, il task è sottoposto al responsabile per la verifica finale della gestione.
Gestione delle Comunicazioni con i Fornitori
Nel caso in cui il task coinvolga fornitori esterni, viene gestita la comunicazione tramite email automatiche.
Valutazione e Reporting
Attraverso ARXivar, l’amministrazione ha accesso a una serie di strumenti analitici per monitorare e valutare l’efficienza del processo di gestione delle richieste condominiali. Questi strumenti consentono di visualizzare il numero di richieste eseguite, chiuse e aperte nel tempo, nonché il tempo medio dedicato a ciascuna richiesta. Queste informazioni forniscono una base solida per l’ottimizzazione continua dei tempi di risoluzione e delle prestazioni complessive.
Con l’approccio analitico supportato da ARXivar, la gestione delle richieste condominiali diventa un processo trasparente e efficiente, garantendo un servizio di qualità e soddisfacente per tutte le parti coinvolte.
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